مدير برنامج رعاية الايتام - مؤسسة التعاون
المهام والمسؤوليات
تتضمن الإدارة الشاملة والإشراف على تنفيذ وتطوير أداء البرنامج والمنح ذات العلاقة بالتنسيق مع مدير منطقة غزة وبحسب مكونات البرنامج الواردة في وثيقة البرنامج وملحقاتها، وتشمل المهام التنسيق والإشراف على أداء البرنامج والمكونات ذات العلاقة به في منطقة غزة حيث تتضمن المهام التي تقع ضمن نطاق عمله/ا ما يأتي :-
أ. التخطيط:
- تطوير الخطة الاستراتيجية للبرنامج والوثيقة البرامجية بما يتواءم مع السياسات والتوجهات المؤسسية بالتنسيق مع مدير منطقة غزة .
- إعداد الخطة التنفيذية للبرنامج سنويا ووضع تصور لحل أي تحديات إن وجدت.
- إعداد موازنة البرنامج وإدارة الموازنة المقرة وترشيد النفقات التشغيلية والإدارية الخاصة بالبرنامج
- إعداد سجل المخاطر للبرنامج والالتزام بمعالجة وتصويب ملاحظات التدقيق الداخلي والخارجي ذات العلاقة.
- المشاركة في اجتماعات اللجان ذات العلاقة عند الحاجة وتزويد المعلومات المطلوبة بالتنسيق مع مدير المنطقة
- العمل مع وحدة الرقمنة وتكنولوجية المعلومات وتقديم الدعم اللازم لتطوي المنصة الالكترونية للبرنامج وقواعد البيانات.
- العمل مع فريق الإعلام والتواصل المؤسسي على تطوير الخطة الإعلامية وخطة التواصل للبرنامج وإدارتها بما يتواءم مع السياسات الإعلامية للمؤسسة وللبرنامج بحسب ما يتم اعتماده
- إعداد الأوراق المفاهيمية وقيادة المبادرات الإبداعية.
- تطوير مقترحات مشاريع خاصة بمكونات البرنامج بشكل متكامل تتناسب مع الخطة الاستراتيجية ومتطلبات المانحين بالتنسيق مع مدير منطقة غزة ومشاركتها مع فريق تنمية الموارد.
- تمثيل المؤسسة بالمشاركة في الاجتماعات التخصصية التي يتم عقدها والاستفادة من مخرجاتها في تطوير مكونات البرنامج بما يتماشى مع التوجهات العالمية.
- المشاركة في الاجتماعات مع المؤسسات ذات العلاقة في مدال رعاية الايتام والمهتمة بدعم البرنامج والتنسيق معها بما يخدم الفئة المستهدفة ضمن البرنامج بالتنسيق مع المدير المباشر
- المتابعة مع جهات الاختصاص في منطقة العمل حول طبيعة عمل البرنامج
ب. إدارة البرنامج:
- الالتزام بتطبيق الإجراءات المنصوص عليها في دليل العمليات البرامجية فيما يخص إدارة المنح والمشاريع واستخدام النماذج ذات العلاقة.
- إعداد الخطة التنفيذية السنوية للبرنامج وموازنته التفصيلية ومتابعة مخرجاتها ربعيا (الفنية والمالية) وتحديد أي تحديات قد تظهر وتقديم الحلول لجسرها بغرض تحقيق المخرجات الكمية والكيفية والمالية المخطط لها.
- المشاركة في لجان تقييم مقترحات المشاريع الواردة والخاصة بمكونات البرنامج واختيار الشركاء التنفيذيين
- إعداد ملفات المشاريع ضمن البرنامج المتضمنة لمتطلبات تحضير اتفاقية المنح الخاصة بالمشروع
- إعداد اتفاقيات تنفيذ المشاريع ضمن البرنامج مع الجهات الشريكة
- إعداد وتنفيذ خطة المتابعة والتقييم لمشاريع وتدخلات البرنامج بما يضمن خطة الزيارات الميدانية
- المتابعة والإشراف على تنفيذ مكونات المشاريع ضمن البرنامج ومتابعة تحقيق المخرجات المخطط لها والموازنات المخصصة بما يتناسب مع دليل العمليات وشروط الجهات المانحة
- المساهمة في تقييم أداء الشركاء المنفذين ومزودي الخدمة بحسب الإجراءات المؤسسية
- إعداد تقارير سير العمل والتقارير الفنية والمالية دورياً,
- مراجعات طلب الدفعات المالية المقدمة من الشركاء والتحقق من استيفائها لكافة المتطلبات اللازمة ومن ثم اعتمادها وتحويلها للدائرة المالية للتدقيق والصرف حسب الأصول المتبعة في منطقة العمل.
- تنفيذ زيارات ميدانية للمشاريع قيد التنفيذ قدر الإمكان وتقييم الأداء التنفيذي للشركاء.
- إعداد التقارير الفنية والمالية الخاصة بالمانحين في الوقت المحدد وبحسب المتطلبات اللازمة بالتنسيق مع فريق العمل ذو العلاقة والتحقق من مشاركتها مع المدير المباشر ودوائر الاختصاص واعتمادها ومشاركتها مع دائرة تنمية الموارد لإرسالها للجهات المانحة
- متابعة إدخال جميع البيانات المتعلقة بالمشروع ضمن إدارة الموارد المحوسب ERP وتحديثها مع مراعاة دقة البيانات وإغلاق المشروعات حسب الأصول.
- الإشراف على ومتابعة تحديث نظام إدارة البيانات الخاصة ببرنامج الايتام والمنصة الخاصة به بشكل دائم
- توثيق قصص النجاح الخاصة بمشاريع البرنامج بالتنسيق مع الشركاء مع ضرورة التأكد من توفير الموافقة اللازمة من المستفيدين لاستخدام المواد الإعلامية أيا كان نوعها في التقارير والنشرات الخاصة بمؤسسة التعاون.
- إدارة فريق عمل البرنامج بالتشاور مع مدير منطقة غزة وتوزيع المهام والعبء الوظيفي بما يتناسب مع عدد المشاريع وموازناتها ويراعي التخصصية قدر الإمكان.
- القيام بأي مهام يتم تكليفه/ا بها من قبل المدير المباشر
ت. العلاقات الوظيفية:
- عمودياً:
- مع مدير منطقة غزة
- مع فريق العمل بحسب الهيكلية الوظيفية للبرنامج
- افقياً:
- مع مسؤولي الدوائر ذات العلاقة (الدائرة المالية، التمويل وتنمية الموارد، تكنولوجيا المعلومات، التواصل والإعلام)
ث. أهم مؤشرات الأداء:
- تحقيق جميع مؤشرات الخطة الاستراتيجية للبرنامج والخطة التنفيذية بما فيها:
- المؤشرات المالية للبرنامج: مثل قيمة الصرف من المخطط له، حجم المنحة، الخ
- مؤشرات الأثر للبرنامج وبحسب ما وردت في وثيقة البرنامج
- معالجة ملاحظات التدقيق الداخلي والخارجي
- عدد وجودة المبادرات والأفكار التطويرية الخاصة بالبرنامج المنفذة بنجاح
- عدد مقترحات المشاريع التي تم تطويرها وقبولها من دائرة تنمية الموارد وتقديمها للجهات المانحة
- عدد المواد الإعلامية (قصص نجاح، أخبار إعلامية ،...) الخاصة بتدخلات البرنامج التي تم نشرها على مواقع المؤسسة
- دقة البيانات الخاصة بمشاريع البرنامج على نظام الإدارة المحوسب وإغلاق المشاريع في موعدها حسب الاصول
- الالتزام بتقديم تقارير الجهات المانحة في موعدها ورضى المانحين عن جودة المشاريع المنفذة والتقارير المقدمة وتجديد الدعم للمؤسسة.
- الالتزام بأنظمة وقوانين المؤسسة واحترام قنوات التواصل داخلها
- الدور في بناء وتطوير مهارات فريق العمل تحت إدارته
متطلبات الوظيفة :
- درجة جامعية لا تقل عن الماجستير في مجالات العلوم (التطبيقية والبحتة)، والانسانيات (الثقافة والاقتصاد وعلم الاجتماع)
- خبرة لا تقل عن 10 سنوات في مجال الإدارة والاشراف على البرامج التنموية والاغاثية.
- خبرات متعددة في التخطيط الاستراتيجي، الإدارة العامة وبناء الفريق وتطويره، وكتابة التقارير الفنية والتحليلية.
- خبرة في مجال اجتذاب التمويل بما فيها كتابة مقترحات التمويل.
- خبرة في كتابة التقارير باللغتين العربية والانجليزية
- خبرة في اعداد الموازنات وإدارتها.
- القدرة على العمل في الظروف الصعبة، والعمل تحت الضغط.
- خبرة في إدارة المخاطر.
- التواصل الجيد واتقان اللغتين العربية والانجليزية محادثة وكتابة.
- معرفة جيدة باستخدام أنظمة إدارة الموارد المحوسبة